いろんな文書を電子化して、PDF・TIFF・JPEGなどの形式にしてあればこんなメリットがあります。

効率的な情報管理

”文書検索時間の短縮・情報共有”

スキャニングしたデータに検索用のインデックス(キーワード)を付与することにより、大量のデータの中から瞬時に必要なデータを検索することができます。また、スキャニングした情報は、デジタルデータとして共有できますので、ネットワーク上での複数の方が同時に閲覧・利用できます。

コストダウン

”保管場所の削減による固定費の削減”

事務所スペースの削減により固定費を減らすことができます。また、ファイリング用品やキャビネット等の経費も抑えることができます。

セキュリティ

”情報劣化の防止・災害対策”

紙文書は時間の経過とともに劣化しますが電子化により劣化を防止できます。また、スキャニングされたデジタルデータは複製・バックアップが容易です。バックアップデータを別の場所で保管することにより、災害時の情報消失を防ぐことができます。

事例